福建农林大学作物学院团委学生会办公室工作细则

  发布时间: 2011-09-20   信息员:   

 


福建农林大学作物学院团委学生会办公室工作细则

 

一、会议记录

(一)会议记录

主要包括:全院大会,主席团例会(2次/月),部长例会(1次/月),部门例会,院班长会议等。做好会议记录必须做到书写速度快,能够记住发言者所讲内容,并对会议记录进行分条,总结,整理,分点归纳,掌握总—分—总的格式,如实记录发言内容。

(二)注意事项

1、会议记录者必须在会前10-15分钟到场,组织与会人员在“出席人员”一栏签到(签到不可超过边框,若人数太多可适当在“会议内容”栏签到,但不可超过记录表的二分之一线);

2、迟到者记录人应于该同学姓名后括号注明,并在记录表第一张的右上角如实统计与会人数,注明缺席人员、人数;

3、会议记录表与团委学生会办公室预定本一同放置于讲义夹内(预定本在上,会议记录表在下)置于北2#楼206,学生会办公室将定期添置会议记录表;

4、会议记录人必须提前几天至北2#楼206预定会议室并领取会议记录表;

5、各部门会议记录均先交至其所在办公室,再由该办公室统一转交给学生会办公室(如:保卫部的会议记录先交给宿管会办公室,再由宿管会办公室转交给学生会办公室);

6、每月的25日,各办公室须将当月所有会议记录上交给学生会办公室存档(以本细则附表1为样本);

7、会议结束,各部门须自行摆好桌椅,清理会场。

二、会议室预定

1、进行活动之前(活动前一天)活动单位负责人必须先于北区2#楼206室(值班时间:星期一至星期日晚上七点到九点半)《团委学生会会议室预定本》上进行预定。预定记录中必须写明何部门何时使用会议室至何时结束及活动单位负责人的联系方式。

预定记录范本:

作物学院XX部门将于X年X月X日XX时段至XX时段借用团委学生会会议室举行XX活动。负责人XXX,联系电话XXXXXXXXXX。活动结束后整理好会议室,准时归还钥匙。

2、会议预定时间若有冲突的,以预定本上的时间先后顺序为准,后来预定单位必须自行调整活动时间,不得与先行预定的单位发生时间上的冲突。

3、活动结束之后活动部门负责将桌椅排放整齐,清理会场,关好门窗。最后将会议室钥匙交还给学生会办公室人员。

三、档案管理

(一)档案柜的文件或影集材料都统一以左角铅笔字编号为准,登记于档案检索本。

1、档案柜文件或影集借阅必须填好办公室物品登记,并于即日起一周内归还,文件取出后必须将档案档袋封好,放回原处;

2、存档流程:拿文件→选择是否存档→文件分类→文件编号→写目录→归档。

(二)存档流程中的注意事项

1、选择是否存档应注意选择有必要存档的文件;

2、是否重复存档;

3、是否为惠存文件;

4、根据档案检索进行分类;

5、文件编号时必须按顺序编号,写目录时格式规范,字迹工整;文件归档时务必使档案柜编号与档案袋编号一致。

(三)办公室物品借出的流程

领取人向办公室人员说明所需借用的物品→填写《办公室物品登记》→办公室人员进行核对、审批→物品借出

(四)注意事项

1、填写《办公室物品登记》;由领取人填写“领取人”“单位”“时间”三栏,并在“备注”标明归还日期(不得超过一周);由办公室人员填写“审批”“物品使用说明”;

2、写明借出物品的名称、数量;

3、物品借出或归还都必须检查是否完好、是否有误,归还时由办公室人员在“备注”栏填写“已还”,同时注明实际归还时间及经手人。如“已还,06.10.17傅鸿飞”;

4、实行“谁借出,谁追回”原则,避免造成物品或档案遗失。

四、各类活动签到表

(一)具体内容

签到表分为3类:A类表格为球赛类拉拉队,校运动会后勤,活动开幕式,升旗仪式,迎新工作,文艺比赛后勤,临时性值班等活动后勤的签到(退)表;B类表格为各类论坛(思想者论坛、三为论坛等),各种讲座,辩论赛,知识竞赛后勤等活动的签到表;C类表格为各类公益活动(义卖活动、保洁工作、志愿者活动等)及各类比赛参赛者签到(见附表2)的签到表。

(二)注意事项

1、院学生会办公室签到表按编号登记入案并发放至团委办公室、社联办公及宿管会办公室,由各机构办公室负责该机构各部门相关活动签到,各负责人须严格遵循细则规定管理本团体签到表;

2、各项活动签到的签到表须盖有院学生会公章并标有办公室统一的顺序编号,其它签到方式一律无效;

3、签到表负责人仅由各机构办公室人员担任,其他部门不得经手管理签到表;签到负责人必须按照规定填写签到表,签到处签到人必须填写学号、姓名。签到表不得涂改,不得替签,否则视为无效;补签人必须在当天由负责单位或负责人作证方可于补签处补签;

4、签到负责人严格按照到场人数并根据到场人数如实统计人数,统计人数处不得有涂改,否则视为无效;如有造假,追究签到负责人责任,并给予相应处罚;

5、各部门签到表统一于每个的月28日上交至学生会办公室,留底存档,空表无须上交,可继续留用;

6、签到栏一律不可超出边框,签到一律使用黑色水笔,否则视为无效;

7、签到做假者连同签到负责人,学生会办公室将上报并给予以相应处罚。

五、综合测评

(一)具体流程

1、每年9月初由学生会办公室着手进行核算综合测评工作

(1)新学年开学一周内,各班上交该班同学的自我评定(包含各项证件、证书,及其班级的荣誉等各项材料);各部门迅速整合上交各项活动名单(例如活动参赛获奖名单或文学社作品刊登人员名单等)、部门人员考核情况等材料;

(2)学生会办公室本着“公平、公正、公开”的原则着重修改各班同学的自我评定,并于收集材料起第二周内完成;

(3)办公室完成自我评定的修改后,根据实际情况设定三天时间让各班同学填补自我评定,逾期不授理;

(4)由各班综合测评小组根据本班成绩分自行做好本班级智育测评分,同时办公室如实根据辅导员提供的教务处成绩单进行智育测评计算;

(5)作好综合测评排名副表公布于各班,核对是否出现录入错误;

(6)修正副表,制定正表,完成综合测评排名。

2、每年10月份初学生会办公室将各专业年级的综合测评上交至学校,进行奖学金评定。

(二)具体事项

1、自我评定

写法:例:

一、自我评定

02级农学(1)班020101001黄小明

二、德育

(一)社会工作

1、红十字会会员

2、办公室干事

……

(二)日常表现

参加第十期的:“三为论谈”

国庆临时性值班

……

(三)荣誉

1、获得2005——2006学年校三好生

2、获得2005——2006学年社会工作积极分子

……

三、文艺

参加院十佳歌手赛并获得二等奖

参加院英语演讲比赛

……

四、体育

参加院运动会男子100米跨栏

获得院体育工作先进个人的荣誉称号

……

 

2、集体荣誉(同上)

(三)注意事项

1、统一用黑色水笔填写于红头文件纸,证件附在自我评定之后。

第二轮填补:统一用蓝色笔填补于同份自我评定空白处;

2、各项活动材料(参赛者,获奖者)须用盖有院章的正式表格。

3、每学期末部门工作停止前一周之内,各部门须上交部门成员工作表现分;新学期开学一周之内,各班级须上交上学期班级各班委工作表现分;

4、各班、各部门上交各项活动材料是否按时、质量好坏与否,办公室将做好登记,作为班级、部门及班长、团支书、部长考核标准之一;

附:各项具体工作将根据实际入学时间及实际情况变更。

六、班团考核

(一)具体内容

1、班团考核包括五大部分:管理制度(30%);基础文明建设(15%);学风建设(30%);校园文化建设(15%);奖惩情况(10%);

2、办公室根据班团考核制度收集各班考核材料及相关部门奖惩材料;

3、办公室将其修改各班班团材料,做出全院班级排名;

(二)具体事项

1、班团评定

写法:例:

02级农学(1)班班团评定

一、管理制度

(一)团组织生活会

学年排名第一名、典型团支部

……

(二)班级活动

2005——2006学年班搓一次:时间、地点、组织者

……

(三)团特色活动

学年参加思想者论坛第十一期X

“三为论坛”第十四期X

……

(四)、公益活动

义卖报纸X次时间、地点

义务劳动X次时间、地点

……

二、基础文明建设

(一)宿舍卫生

校十佳宿舍:XXXXXX

文明宿舍:xxxxxx

……

(二)教室卫生

校十佳教室:XXX

……

(三)包干区卫生(排名)

三、校园文化建设

(一)参加文艺比赛、演讲赛:

X个节目时间、地点、参赛主题、参赛人员

(二)校园科技

创业计划大赛x个时间参赛人

网页设计大赛x个时间参赛人

……

(三)体育活动(参加体育比赛)

X赛X次 时间、参赛人、承办方

……

(四)承办活动

承办乒乓球赛x次活动主题 时间 地点

……

四、奖惩情况(注明学年 获奖人 奖项)

(一)典型集体

(二)典型个人

(三)团体获奖

(四)个人获奖

(五)发表文章(注明发表刊名 刊期 作者 文章名)

2005——2006学年xxx报共发表x篇 :

……

 

2、部门材料(按班级整理)

(三)注意事项

1、统一用黑色水笔填写于红头文件纸,证件附在班团评定之后。

2、各项活动材料(参赛者,获奖者)须用盖有院章的正式表格。

七、工作计划(总结)

(一)具体流程

1、各部门(班级)工作计划于新学期开学三周之内交至办公室整合存档;

2、各部门(班级)工作总结于每学期期末部门工作停止前一周之内交至办公室存档。

(二)写法

1、标题:字体为仿宋-GB2312,字号为三号、加粗;格式为:作物学院+时间段+部门(班级)名称+工作计划(总结);

例:作物学院2006~2007上半年学生会办公室工作计划(总结)

2、正文:字体仿宋-GB2312,字号为小四号,行距为25磅;

3、落款:部门(班级)+时间;

4、页面设置:A4纸。

(三)注意事项

1、工作计划(总结)均为一式两份,复印件交至办公室存档,电子版以邮件附件形式发至办公室邮箱fhfbgs@163.com。同时,办公室将其整合成一份,并以电子版形式交至辅导员处;

2、工作计划(总结)须条理清晰,结构分明。

八、团学简讯

(一)流程

学生会、社联、宿管各部门于每月17日17:00之前将该部门该月(例:9.17~~10.17)有关工作活动开展的时间、地点、内容及意义整合成一式两份。电子版(以邮件附件形式)发送至办公室邮箱fhfbgs@163.com,打印版作为存档材料交至办公室。办公室将于18日晚上9:00之前将其电子版发至团委办公室,同时简讯材料将根据档案管理制度入档存根。

注:各部门最迟不得超过18日中午12:00上交团学简讯。

(二)格式

1、标题:字体为仿宋-GB2312,字号为三号,加粗;格式:作物学院+时间段+部门名称+工作简讯;

例:作物学院2006.9.7—10.7学生会办公室工作简讯

2、正文:字体为仿宋-GB2312,字号为小四,行距25磅。

例:2006年.9.12,院学生会办公室于明德广场迎新大本营接新生,本次活动更好地引导新生熟悉环境,加强同新生的交流,促进迎新工作更好、更顺畅地完成,体现了学院良好的组织纪律。

(3)落款;部门+时间;

(4)页面设置:A4纸。

九、卫生监督

1、每学期初由办公室安排各个部门对团委学生会办公室进行卫生大扫除,每两周一次,每次1—2个部门;

2、卫生范围:办公室室内、走廊、楼梯。具体包括:清洁办公室地面卫生,保持天花板和桌椅、书柜等的整洁,摆放好办公室的物品,清理垃圾等;打扫楼梯、走廊及走廊天花板卫生;

3、打扫完卫生,由各部门负责人在卫生值日表上签名,离开时关好灯和门窗;

4、各个部门可以根据办公室卫生值日表,灵活安排值日时间;

5、办公室将按卫生值日表上的顺序监督各部门完成值日任务,并反馈情况,做好登记,作为部门考核标准之一。

十、班级和部门材料

1、每学期初,各班班长将本班的班委名单上交到办公室;如有换届,则在换届选举后一周内将班委名单交到办公室;

2、各个部门在纳新后的一周内将本部门的成员名单上交到办公室。(格式为:职务、学号、姓名、宿舍、联系电话以及宿舍电话);

3、办公室将各班班委的名单和各个部门的名单进行汇总,留底存档;

4、上交名单统一用EXCEL制作,以电子邮件形式发送到办公室邮箱fhfbgs@163.com;同时上交一份打印版。打印版统一用A4的纸张,标题为三号宋体、加粗字体,表格内容用小四宋体字体。

例:02级农学(1)班班委名单

职务

学号

姓名

宿舍

联系电话

宿舍电话

 

 

 

 

 

 

 

十一、意见簿

1、办公室内设意见簿。各位同学在工作方面如果对学生会某个部门有什么意见或建议均可写意见簿上(注意写清楚部门的名称),杜绝恶意中伤。

2、注意保持意见簿的整洁,不可无故撕毁,不可胡乱涂鸦。

3、办公室每两周汇总一次意见簿的内容,并于汇总后两天内把相关信息反馈至相关部门。

十二、日常注意事项

1、工作所需打印材料可到院办打印;复印10张以上需向辅导员请示,批准后方可复印。

2、柯尼卡复印记账:记账于院学生会账号中。记账时注意区分账户,如学生会办公室宣传部记于学生会账号下。(需签上该部门部长姓名+经手人姓名)。例:傅鸿飞(蒋凯玲)

 

 

               作物学院学生会办公室

           二〇〇六年十月三十日